The ability to combine name and addresses with a standard document is called -

Mail merge হলো এমন সুবিধা, যেখানে একটি সাধারণ চিঠি বা ডকুমেন্টের সঙ্গে একটি তালিকা থেকে অনেকের নাম ও ঠিকানা জুড়ে দিয়ে প্রত্যেকের জন্য আলাদা কপি তৈরি করা যায়।

যেমন একটি ব্যাংক ৫০০ গ্রাহককে একই চিঠি পাঠাবে। মূল চিঠি একবার লিখে Excel বা Access-এর গ্রাহক তালিকা যুক্ত করলে Word নিজেই ৫০০টি চিঠি বানিয়ে দেয়, প্রতিটিতে আলাদা নাম ও ঠিকানা।

ফাঁদ হলো form letters। Mail merge দিয়ে যে চিঠিগুলো তৈরি হয় সেগুলোকে form letter বলে; কিন্তু নাম-ঠিকানা জুড়ে দেওয়ার সামর্থ্য বা প্রক্রিয়ার নাম হলো mail merge।